Betriebsveranstaltungen: Wichtige Steuer- und Sozialversicherungsaspekte

Betriebsveranstaltungen sind ein geschätztes Mittel zur Stärkung des Teamgeists und zur Förderung des Betriebsklimas. Doch steuerlich und sozialversicherungsrechtlich gibt es einiges zu beachten. Überschreiten die Zuwendungen den Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer oder die Anzahl von zwei begünstigten Veranstaltungen pro Jahr, ist der darüber hinausgehende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln. Um eine Sozialversicherungsfreiheit zu gewährleisten, kann der Arbeitgeber diese Beträge pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Unklar war lange, bis wann die Pauschalbesteuerung erfolgen muss, um die Sozialversicherungsfreiheit zu sichern. Nach Ansicht der Sozialversicherungsträger muss die Pauschalbesteuerung spätestens mit der Entgeltabrechnung des betreffenden Abrechnungszeitraums durchgeführt werden. Sollte dies praktisch nicht möglich sein, bleibt die Frist, die Pauschalsteuer bis spätestens zum 28./29. Februar des Folgejahres abzuführen, um die Sozialversicherungsfreiheit zu gewährleisten.

In einem konkreten Fall entschied das Landessozialgericht Niedersachsen-Bremen zunächst zugunsten eines Unternehmens, das die Pauschalbesteuerung erst im März des Folgejahres durchgeführt hatte. Doch das Bundessozialgericht hob dieses Urteil auf und bestätigte die Auffassung der Rentenversicherungsträger: Die Pauschalbesteuerung muss mit der Entgeltabrechnung des jeweiligen Abrechnungszeitraums erfolgen, und zwar spätestens bis Ende Februar des Folgejahres.

Fazit und Handlungsempfehlung

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Pauschalbesteuerung von Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen rechtzeitig erfolgt, um eine nachträgliche Belastung durch Sozialversicherungsbeiträge zu vermeiden. In Zweifelsfällen kann eine Pauschalbesteuerung auf Schätzbasis bis zur endgültigen Klärung der Kosten der Betriebsveranstaltung eine praktikable Lösung darstellen.

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